Comment créer une campagne WhatsApp efficace pour votre hôtel (guide pas à pas)

Vous avez une base de 300 anciens clients. Vous voudriez les faire revenir. Mais vous ne savez pas par où commencer ? Ce guide vous donne le plan d'action complet pour créer et envoyer votre première campagne WhatsApp en une heure.

Prérequis : ce dont vous avez besoin

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

1. Un compte WhatsApp Business : gratuit à créer sur l'application WhatsApp Business. Votre numéro d'hôtel doit être enregistré avec ce profil.

2. Une liste de clients : même 50 anciens clients suffisent pour commencer. Exportez-les depuis votre PMS ou créez un fichier Excel avec Prénom, Téléphone, Date dernière visite.

3. Une offre claire : décidez avant d'écrire le message ce que vous offrez exactement. Une remise ? Un upgrade ? Un service inclus ?

Étape 1 : Segmenter votre liste

Ne traitez pas tous vos clients de la même façon. Avant d'écrire quoi que ce soit, divisez votre liste en 3 groupes selon la date de dernière visite :

• Groupe A : clients venus il y a moins de 3 mois
• Groupe B : clients venus entre 3 et 6 mois
• Groupe C : clients venus entre 6 et 12 mois

Chaque groupe recevra un message différent avec une offre différente.

Étape 2 : Créer l'offre pour chaque segment

Les offres doivent être progressivement plus attractives pour compenser l'éloignement dans le temps.

Groupe A (3 mois) : Offre légère

Welcome drink offert à l'arrivée + early check-in si disponible

Groupe B (6 mois) : Offre intermédiaire

Remise de 10% sur le tarif standard

Groupe C (9-12 mois) : Offre forte

Petit-déjeuner inclus ou remise de 15-20%

Étape 3 : Rédiger les messages

C'est ici que beaucoup d'hôteliers font des erreurs. Un bon message WhatsApp n'est pas une publicité — c'est une conversation.

La structure d'un message qui convertit

Bonjour [Prénom] !

>

Il y a [X mois], vous avez séjourné chez nous.

>

Pour vous retrouver, nous vous réservons [l'offre] lors de votre prochain séjour.

>

Offre valable jusqu'au [date - 7 jours].

>

Réservez directement et bénéficiez de l'offre : [lien]

>

Cordialement, [Prénom d'un membre de l'équipe] — [Nom de l'hôtel]

Exemple concret pour le Groupe B (6 mois inactifs)

Bonjour Kofi !

>

Il y a 6 mois, vous avez séjourné chez nous au Golden Palm Hotel. Votre chambre vous a-t-elle plu ?

>

Pour vous retrouver, nous vous offrons une remise de 10% sur votre prochaine réservation. Profitez-en avant le 15 mars.

>

Réservez ici et la remise s'applique automatiquement : [lien]

>

Au plaisir de vous accueillir à nouveau,

Fatou — Golden Palm Hotel

Ce qu'il ne faut pas faire

• Ne pas mettre le message en majuscules (agaçant)
• Ne pas utiliser trop d'emojis (donne un aspect non-professionnel)
• Ne pas mettre plusieurs offres dans le même message (confus)
• Ne pas dépasser 6-7 lignes
• Ne pas oublier le lien de réservation

Étape 4 : Choisir le bon moment d'envoi

Le timing impacte directement votre taux d'ouverture et de réponse.

Meilleurs jours : Mardi, mercredi, jeudi

Meilleures heures :

• 9h-11h du matin (après le café, avant les réunions)
• 18h-20h (après le travail, temps de détente)

À éviter :

• Lundi matin (trop de messages professionnels)
• Vendredi après-midi (déjà en mode week-end)
• Dimanche (perçu comme intrusif)

Pour une offre de week-end : envoyez le jeudi entre 18h et 20h.

Pour une offre générale : envoyez le mardi ou mercredi matin.

Étape 5 : Envoyer et suivre

L'envoi

Avec WhatsApp Business standard, vous pouvez envoyer des messages en masse via les "Listes de diffusion" (broadcast lists). Limite : 256 contacts par liste. Pour des volumes plus importants, l'API WhatsApp Business est nécessaire.

Avec un outil comme Baobab Loyalty, le processus est automatisé : importez votre CSV, choisissez le segment, sélectionnez ou rédigez le message, envoyez.

Le suivi des résultats

Dans les 24 heures suivant l'envoi, suivez :

• Nombre de messages lus (double coche bleue sur WhatsApp)
• Nombre de réponses reçues
• Nombre de clics sur le lien (si votre lien est tracké)
• Réservations générées dans les 72 heures suivantes

Dans les 7 jours suivants :

• Taux de conversion final (réservations / messages envoyés)
• Revenu généré par la campagne

Étape 6 : Optimiser pour la prochaine campagne

Après chaque campagne, notez ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré :

• Quelle offre a le mieux converti ?
• Quel segment a le mieux répondu ?
• Quel jour/heure a généré le plus d'ouvertures ?

En 3 à 4 campagnes, vous aurez une formule optimisée pour votre hôtel et votre clientèle spécifique.

Exemple de plan de campagnes sur 3 mois

Mois 1, semaine 1 : Campagne relance — Groupe C (9-12 mois inactifs)

Mois 1, semaine 3 : Campagne relance — Groupe B (6 mois inactifs)

Mois 2, semaine 2 : Campagne saisonnière (offre week-end)

Mois 2, semaine 4 : Campagne relance — Groupe A (3 mois inactifs)

Mois 3 : Analyse des résultats et optimisation du cycle suivant

Conclusion

Une campagne WhatsApp bien exécutée peut générer 15 à 25 réservations directes par envoi pour un hôtel de taille moyenne. Sur 3 mois avec 4 campagnes, c'est potentiellement 60 à 100 réservations supplémentaires — souvent plus rentables que n'importe quelle dépense publicitaire.

La clé est de commencer. Même une campagne imparfaite est infiniment mieux que ne rien faire.

Créez votre première campagne WhatsApp avec Baobab Loyalty en moins de 10 minutes.